Le CIGREF a réuni dans un document des recettes de bon sens pour réussir un projet
progiciel. Le magazine L&S a repris l’essentiel de ce document dans un article
dont il ressort les points
suivants:
Le coût de licences ne représente que 20% des dépenses totales de ce genre de
projet. Ce type de projet donne habituellement lieu à un appel d’offres, rationnel et
contradictoire. Mais l’organisation d’un appel d’offres engendre des coûts et délais souvent
sous-estimés. Le choix du progiciel doit s’appuyer sur une approche à trois dimensions : par
les besoins fonctionnels, par l’offre du marché et par l’existant dans le système
d’information de l’entreprise. Le choix s’effectue en trois étapes : définition du cahier
des charges pour l’appel d’offre et inventaire de l’existant, identification d’environ 6
progiciels offerts par le marché, réduction à un échantillon de 2 ou 3 candidats puis choix
du progiciel à acheter. Le cahier des charges doit contenir au minimum les principales
règles de gestion et les principes d’organisation exprimant le besoin fonctionnel. Les
critères de choix pour identifier la solution répondant au mieux à ce besoin doivent
comporter toutes les dimensions suivantes : durabilité du fournisseur, durabilité du
progiciel, caractéristiques des données traitées (volumes, formats, interfaces),
caractéristiques informatiques, coûts (pour chaque étape de vie du progiciel), performance,
sécurité, services du fournisseur. Le choix doit s’appuyer sur une comparaison de progiciels
sur la base de jeux d’essai donnés au fournisseur, sur le prototypage des fonctionnalités
spécifiques et les spécifications des adaptations nécessaires. En particulier, la
faisabilité de l’interfaçage du progiciel avec l’architecture du S.I. existant doit être
examinée en détail. En ce qui concerne le degré de flexibilité du progiciel, on remarquera
que plus un progiciel est paramétrable et adaptable aux spécifications fonctionnelles
détaillées, plus le travail de paramétrage et d’adaptation sera long et coûteux. A l’inverse
un progiciel rigide implique des coûts d’adaptation des processus de travail. Afin de
procéder à la comparaison des progiciels candidats, il est judicieux d’élaborer une grille
d’évaluation comme outil de réflexion mais il convient de savoir s’abstraire de tout système
de notation pour prendre une décision ultime de manière responsable. Une grille d’évaluation
peut permettre de constater que, quelque soit, la pondération affectée à chaque critère de
notation, une solution se dégage (ou non) comme préférable auquel cas il convient d’en tirer
des conséquences lors du choix final. Enfin, il ne faut pas s’arrêter à la comparaison des
coûts logiciels dans la mesure où une offre moins complète entraîne des surcoûts de
développements complémentaires.
En ce qui concerne le prototypage, il est particulièrement utile puisque qu’il doit se
focaliser sur les processus métiers considérés comme essentiels ou posant le plus de
problèmes de faisabilité, de compatibilité technique avec l’existant ou de qualité
d’ergonomie. Il permet de prendre en compte les contraintes techniques imposées par le
projet et d’étudier les performances et limites du progiciel en se concentrant sur les 20%
de cas qui couvrent 80% des volumes ou les 20% de cas les plus complexes à traiter.
L’article détaille également les bonnes pratiques pour les phases de paramétrage, de test,
de conduite du changement, de migration et de reprise de données, d’adaptation, de
documentation et de contractualisation. Il insiste en particulier sur l’importance, pour ce
dernier point, de se faire accompagner dans le choix par un juriste et par un acheteur seuls
capables de prévenir les écueils courants pour ce type de projets.